Nie każda firma musi od razu wynajmować lokal komercyjny na zasadach rynkowych. W wielu sytuacjach korzystnym rozwiązaniem może być użyczenie lokalu – czyli bezpłatne udostępnienie nieruchomości do prowadzenia działalności gospodarczej. Brzmi idealnie? Tylko na pierwszy rzut oka. Sprawdź, jakie są zalety, ryzyka i skutki podatkowe takiego układu.
Użyczenie lokalu – krótka definicja
Użyczenie to jedna z umów cywilnoprawnych, uregulowana w art. 710–719 Kodeksu cywilnego.
Na czym polega?
Otóż polega na tym, że jedna strona (użyczający) nieodpłatnie oddaje drugiej osobie (biorącemu) określoną rzecz do używania przez czas określony lub nieokreślony.
W kontekście nieruchomości, użyczenie oznacza, że właściciel udostępnia lokal do korzystania bez pobierania czynszu, np. członkowi rodziny lub znajomemu przedsiębiorcy. Taki lokal może być wykorzystywany do prowadzenia działalności gospodarczej, ale rodzi to konkretne skutki – zarówno podatkowe, jak i formalne.
Kiedy możliwe jest użyczenie lokalu na firmę?
Użyczenie lokalu może dotyczyć zarówno mieszkania, jak i lokalu użytkowego, pod warunkiem, że nie zabraniają tego przepisy (np. plan zagospodarowania przestrzennego, umowa najmu czy wspólnota mieszkaniowa).
Z punktu widzenia prawa, nie ma przeszkód, by np. matka udostępniła synowi lokal, w którym będzie prowadził biuro rachunkowe, sklep internetowy czy warsztat. Jednak należy pamiętać o kilku zasadach:
▪ Lokal nie może być wynajmowany osobie trzeciej ponieważ użyczenie nie uprawnia biorącego do podnajmu.
▪ Lokal musi spełniać wymogi sanitarno-budowlane dla danej działalności.
▪ Należy zgłosić miejsce prowadzenia działalności w CEIDG lub KRS – jako adres użyczony.
Skutki podatkowe użyczenia lokalu
Choć użyczenie nie wiąże się z przepływem pieniędzy, nie oznacza, że jest obojętne podatkowo. Zarówno przedsiębiorca korzystający z lokalu, jak i właściciel, który go użycza, mogą mieć obowiązki lub ograniczenia podatkowe.
Po stronie biorącego (czyli przedsiębiorcy):
- są one faktycznie przez niego ponoszone,
- zostały udokumentowane fakturami lub umową z właścicielem.
Po stronie użyczającego (czyli właściciela lokalu):
Właściciel nie może skorzystać z amortyzacji ani z ulg mieszkaniowych, jeśli lokal jest użyczany do działalności gospodarczej. Użytek komercyjny automatycznie wyklucza dostęp do wielu preferencji podatkowych, nawet jeśli właściciel sam nie prowadzi firmy.
Gmina traktuje lokal jako użytkowy, jeśli jest wykorzystywany przez firmę. W rezultacie właściciel traci prawo do stawek mieszkaniowych, a obowiązuje go wyższy podatek od nieruchomości – niezależnie od tego, kto formalnie prowadzi działalność.
Standardowe polisy mieszkaniowe nie obejmują lokali wykorzystywanych do celów komercyjnych. Jeśli właściciel nie zgłosi użyczenia w celach biznesowych – ubezpieczyciel ma prawo odmówić wypłaty odszkodowania po szkodzie.
Czy umowa użyczenia musi być pisemna?
Zgodnie z przepisami, umowa użyczenia może być ustna, ale w przypadku użyczenia lokalu na cele firmowe zdecydowanie zaleca się formę pisemną – takiej formy wymagać będzie także urząd skarbowy.
Umowa powinna zawierać:
Imię, nazwisko lub nazwa firmy, adresy, numery PESEL/NIP – wszystko, co identyfikuje strony umowy.
Dokładna lokalizacja nieruchomości, metraż, numer księgi wieczystej (jeśli znany) i przeznaczenie lokalu.
Należy wyraźnie wskazać, że lokal będzie służył do prowadzenia działalności gospodarczej.
Czas określony (z datą końcową) lub bezterminowo z możliwością wypowiedzenia.
Warto zapisać, kto pokrywa koszty: prąd, gaz, woda, śmieci, internet, ogrzewanie, drobne naprawy.
Tryb wypowiedzenia, okres wypowiedzenia, forma (np. pisemna), zasady zwrotu lokalu.
Taka umowa chroni obie strony, zwłaszcza gdy dojdzie do kontroli z urzędu skarbowego, ZUS lub inspekcji sanitarnej.
Czy trzeba zgłaszać umowę użyczenia do urzędów?
Formalnie nie ma obowiązku rejestrowania umowy użyczenia w urzędach, ponieważ nie jest to umowa odpłatna, nie podlega podatkowi PCC i nie wymaga zgłoszenia do ewidencji.
Jednak w praktyce, zwłaszcza przy rejestracji działalności gospodarczej, urzędy – w tym skarbówka – mogą zażądać potwierdzenia tytułu prawnego do lokalu, w którym ma być prowadzona firma.
Dlatego przy składaniu wniosku do CEIDG (w przypadku JDG) lub KRS (w przypadku spółki), lepiej mieć przygotowaną umowę użyczenia lub oświadczenie właściciela lokalu. Urzędnicy coraz częściej tego wymagają, szczególnie jeśli adres nie należy do przedsiębiorcy. To nie jest obowiązek ustawowy, ale praktyczny wymóg, bez którego rejestracja firmy w efekcie może się opóźnić a nawet zostać zakwestionowana.
Kiedy lepiej użyczenie, a kiedy klasyczny najem?
| Kryterium | Użyczenie | Najem komercyjny |
|---|---|---|
| Opłaty | Brak czynszu | Regularny dochód z czynszu |
| Umowa | Może być ustna, ale lepiej pisemna | Zawsze pisemna |
| Formalności podatkowe | Uproszczone (jeśli osoby fizyczne) | Obowiązek rozliczeń VAT, PIT, ewentualnie CIT |
| Możliwość amortyzacji | Nie | Tak (dla najemcy – przy odpowiednim tytule) |
| Koszty uzyskania przychodu | Ograniczone | Pełne koszty (czynsz, media, remonty) |
| Wizerunek biznesowy | Mniej formalny | Profesjonalny, często wymagany przez banki |
Ryzyka i pułapki użyczenia lokalu
▪ Brak opłat nie oznacza braku kosztów – ustal z góry, kto pokrywa media, śmieci, remonty czy ubezpieczenie.
▪ Użyczający może wypowiedzieć umowę w każdej chwili, jeśli jest bezterminowa.
▪ Urząd skarbowy może zakwestionować brak przychodu, jeśli uzna, że między stronami nie ma rzeczywistego związku (np. znajomi bez pokrewieństwa).
▪ Brak dokumentacji to ryzyko problemów podczas kontroli.
Najczęściej zadawane pytania
Tak, o ile lokal spełnia wymogi formalne (np. sanitarne, lokalizacyjne), a właściciel wyraził na to zgodę. W CEIDG lub KRS należy wskazać ten adres jako miejsce prowadzenia działalności.
Nie ma ustawowego obowiązku zgłaszania umowy użyczenia, ale skarbówka często żąda jej przedstawienia przy rejestracji działalności. Warto mieć ją przygotowaną, by uniknąć opóźnień.
Tak – jeśli umowa jest bezterminowa, użyczający może ją wypowiedzieć w dowolnym momencie. Dlatego zawsze warto zawrzeć warunki rozwiązania w umowie.
Tak, pod warunkiem że sam je opłaca i są udokumentowane (np. fakturą wystawioną na niego lub umową z właścicielem).
Tak – jeśli lokal jest używany do działalności, gmina może nałożyć stawkę jak dla lokali użytkowych, nawet jeśli właściciel nie prowadzi firmy osobiście.
Jeśli brak dokumentacji lub tytułu prawnego – tak. Dlatego zawsze należy mieć umowę użyczenia na piśmie i zadbać, by lokal spełniał wszystkie wymagania dla danej branży.
Dodaj komentarz